Factuur maken als zzp: dit moet erop staan
Een factuur maken als zzp doe je in vijf stappen: je zet de verplichte gegevens van jou en je klant erop, geeft de factuur een uniek volgnummer, beschrijft wat je hebt geleverd, rekent het juiste btw-bedrag door en verstuurt de factuur op tijd. Daar heb je geen speciaal programma voor nodig, een goed sjabloon is genoeg. Je factuur moet wel aan de eisen van de Belastingdienst voldoen. Anders kun je gedoe krijgen over btw-aftrek, bij jezelf en bij je klant.
Wat moet er verplicht op een zzp-factuur staan?
Als ondernemer ben je verplicht een factuur uit te reiken aan andere ondernemers. Aan particulieren hoef je dat meestal alleen op verzoek te doen, maar in de praktijk maak je er gewoon altijd een. Een factuur bevat in elk geval de volgende gegevens:
| Onderdeel | Toelichting |
|---|---|
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur opmaakt |
| Factuurnummer | Uniek en opeenvolgend, zonder dubbele of ontbrekende nummers |
| Jouw gegevens | Naam (of handelsnaam), adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer |
| Gegevens klant | Naam en adres |
| Omschrijving | Wat je hebt geleverd, met hoeveelheid of aantal uren |
| Leverdatum | De datum of periode waarin je de dienst of levering hebt gedaan |
| Bedrag exclusief btw | Per tarief uitgesplitst |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Of een vermelding waarom er geen btw is berekend |
Let op: als zzp'er met een eenmanszaak gebruik je op de factuur je btw-identificatienummer, niet je burgerservicenummer. Dat nummer vind je op de btw-gegevens die je van de Belastingdienst hebt gekregen. Controleer bij de Belastingdienst of er voor jouw situatie extra gegevens verplicht zijn, bijvoorbeeld bij werk in het buitenland.
Btw op je factuur: tarief, vrijstelling of verlegging
Hoe je de btw weergeeft, hangt af van wat je levert en aan wie.
- Algemeen tarief of verlaagd tarief: voor de meeste diensten reken je het hoge tarief door. In 2026 bedraagt het algemene btw-tarief 21%. Voor bepaalde goederen en diensten geldt een verlaagd tarief van 9%. Dit geldt onder meer voor voedingsmiddelen, boeken, geneesmiddelen, kappersdiensten en bepaalde reparatiewerkzaamheden. Ook bestaat een btw-tarief van 0% voor specifieke leveringen en diensten, bijvoorbeeld bij bepaalde internationale transacties.
- Kleineondernemersregeling (KOR): doe je mee aan de KOR, dan reken je geen btw door. Vermeld dan duidelijk op de factuur dat je de KOR toepast. Of je mag meedoen, hangt af van je omzet. In 2026 geldt een maximale omzet van € 20.000 per kalenderjaar, zowel in het jaar van aanmelding als in het voorgaande kalenderjaar. Je onderneming moet in Nederland gevestigd zijn en aan de overige voorwaarden voldoen. Met de KOR bereken je geen btw en kun je ook geen btw terugvragen over je zakelijke kosten en investeringen.
- Btw verlegd: in sommige gevallen rekent je klant de btw af, bijvoorbeeld bij bepaalde diensten aan zakelijke klanten in een ander EU-land. Je zet dan op de factuur dat de btw is verlegd, vaak samen met het btw-nummer van je klant.
- Vrijgestelde diensten: voor sommige beroepen, zoals bepaalde zorgverleners, geldt een vrijstelling. Vermeld dan de reden van de vrijstelling.
Bij factureren aan buitenlandse klanten zou ik altijd eerst controleren waar de btw moet worden afgedragen. Vooral binnen de Europese Unie kan dat anders werken dan bij een Nederlandse klant. Lever je bijvoorbeeld een dienst aan een bedrijf in Duitsland, dan kan de btw naar die klant worden verlegd. Ik zou daarom eerst het buitenlandse btw-nummer controleren via het Europese VIES-systeem en daarna pas de factuur versturen. Ook zou ik nagaan of de omzet in de opgaaf ICP moet worden opgenomen. Dat kost misschien een paar minuten extra, maar voorkomt dat je achteraf een factuur moet corrigeren omdat de btw verkeerd is verwerkt.
Twijfel je welk btw-regime op jouw opdracht van toepassing is, vraag het dan aan de Belastingdienst of aan een boekhouder. Een fout hier kan achteraf geld kosten.
Stappenplan: zo maak je een factuur
- Kies een sjabloon of programma. Dat kan een Word- of Excel-bestand zijn, of een online boekhoudpakket. Zorg dat het factuurnummer niet per ongeluk dubbel wordt gebruikt.
- Vul je eigen gegevens in. Zet naam, adres, KVK-nummer, btw-id en je bankrekeningnummer (IBAN) vast in het sjabloon.
- Vul de klantgegevens in. Controleer de bedrijfsnaam en het adres. Soms wil een klant ook een referentie- of inkoopordernummer op de factuur.
- Beschrijf je werk concreet. Schrijf liever "Webdesign website, 12 uur, week 14" dan "werkzaamheden". Een duidelijke omschrijving voorkomt vragen en vertraging bij betaling.
- Reken bedragen en btw uit. Zet het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal apart op de factuur.
- Stuur de factuur op tijd. Meestal is dat uiterlijk binnen een bepaalde termijn na de maand van levering. Volgens de Belastingdienst moet je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand versturen die volgt op de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd. Heb je bijvoorbeeld op 20 maart 2026 een opdracht afgerond, dan moet de factuur uiterlijk op 15 april 2026 worden verstuurd. Stuur je factuur het liefst direct na afronding van het werk.
Factuurnummer, betaaltermijn en bewaren
Factuurnummering. Gebruik een vaste, doorlopende reeks, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 enzovoort. Je mag zelf een systeem kiezen, zolang elk nummer uniek is en de volgorde logisch blijft. Heb je een fout gemaakt? Maak dan een creditnota en een nieuwe factuur, in plaats van een verstuurde factuur te overschrijven.
Betaaltermijn. Een betaaltermijn is niet wettelijk verplicht op de factuur, maar wel verstandig. Veel zzp'ers kiezen een termijn van 14 of 30 dagen. Spreek je niets af, dan gelden er wettelijke regels voor zakelijke betalingen. In 2026 geldt bij zakelijke transacties zonder afgesproken betaaltermijn doorgaans een wettelijke termijn van 30 dagen. Tussen bedrijven mag een langere termijn worden afgesproken, meestal tot maximaal 60 dagen. Grote ondernemingen moeten facturen van mkb-bedrijven en zzp'ers binnen maximaal 30 dagen betalen. Bij te late betaling kun je wettelijke handelsrente rekenen. Sinds 1 juli 2026 bedraagt deze 10,4% op jaarbasis. Leg afspraken bij voorkeur vast in je offerte of overeenkomst.
Bewaren. Je moet facturen en andere administratie een vast aantal jaren bewaren. In 2026 geldt voor de meeste administratieve gegevens een fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en bepaalde btw-regelingen, zoals het eenloketsysteem (OSS), geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Zorg dat je ze goed leesbaar en terug te vinden bewaart, ook digitaal.
Veelgemaakte fouten en praktische tips
- Een ontbrekend btw-nummer of KVK-nummer op de factuur.
- Facturen zonder duidelijke leverdatum of met een vage omschrijving.
- Dubbele of ontbrekende factuurnummers.
- Btw berekenen terwijl je onder de KOR valt, of andersom.
- Te laat factureren, waardoor je later betaald krijgt en je btw-aangifte rommelig wordt.
Houd daarnaast bij welke facturen nog openstaan. Een vast moment in de week of maand voor controle op betalingen scheelt veel gedoe. Stuur bij een te late betaling eerst een vriendelijke herinnering voordat je zwaardere stappen zet.
Een factuur versturen is één ding, maar zorgen dat het geld daadwerkelijk binnenkomt is minstens zo belangrijk. Daarom vind ik het verstandig om niet te wachten totdat een factuur al weken over de vervaldatum is. Ik zou iedere week even controleren welke betalingen nog openstaan en bij een overschrijding eerst een vriendelijke herinnering sturen. Soms is een factuur simpelweg blijven liggen bij de administratie van een klant. Blijft betaling daarna uit, dan zou ik telefonisch contact opnemen en een concrete betaaldatum afspreken. Zo probeer je het eerst netjes op te lossen voordat je een formele aanmaning verstuurt.
Veelgestelde vragen
Heb ik een boekhoudprogramma nodig om te factureren?
Nee, dat is niet verplicht. Een sjabloon in Word of Excel voldoet, zolang de verplichte gegevens erop staan en je administratie op orde is. Een boekhoudpakket scheelt wel tijd, omdat het nummering, btw en herinneringen automatisch regelt.
Moet ik als zzp'er altijd btw op mijn factuur zetten?
Nee. Bij de KOR, een vrijstelling of verlegde btw reken je geen btw door aan je klant. Welke situatie voor jou geldt, hangt af van je activiteiten, je omzet en je klant. Vraag bij twijfel advies aan de Belastingdienst of een boekhouder.
Wat doe ik als ik een fout op een verstuurde factuur zie?
Maak een creditnota voor de foute factuur en stuur een nieuwe, correcte factuur met een nieuw nummer. Zo blijft je nummering kloppend en je administratie controleerbaar. Meld de wijziging ook aan je klant.